Des départs sans déplacement

Le déplacement est agaçant. Le délai, lui, coûte de l'argent.

Entre l'heure où un locataire vide son unité et l'heure où quelqu'un confirme qu'elle est propre, cette unité est dans le vide. Elle n'est pas occupée, donc elle ne rapporte rien. Elle n'est pas disponible, donc votre vitrine refuse de la louer. Sur un site unique, ce délai est habituellement d'une journée. Sur plusieurs sites, une fin de semaine, ou pendant la vague de fin de mois où tout le monde déménage en même temps, il s'étire à trois ou quatre.

Il y a un deuxième coût, plus facile à manquer. Le dépôt du locataire est coincé dans le même délai. Il a vidé l'unité, il l'a balayée, et il attend maintenant après un déplacement qui n'a pas encore eu lieu pour ravoir son argent. C'est exactement là qu'un départ propre se transforme en billet de support.

Quatre étapes, sur le téléphone qu'il a déjà dans les mains :

1. Scanner

Une feuille QR est affichée dans l'unité. Le locataire la scanne en partant. Ce code identifie le site et l'unité, jamais un locataire ni une réservation, donc une feuille collée sur un mur ne révèle rien par elle-même. Le locataire qui préfère partir de sa boîte de courriels utilise le lien du courriel de départ, ou la carte qui l'attend dans son portail client.

2. Se connecter

Le locataire se connecte à son compte client, ou reçoit un lien magique qui le ramène directement sur la page d'inspection. Rien sur la réservation, l'unité ou le dépôt ne s'affiche avant. La preuve est rattachée à une vraie réservation, par une vraie personne, sinon elle n'est pas acceptée.

3. Confirmer

Une courte liste : l'unité est vide, elle est propre, le cadenas est retiré, aucun effet personnel n'a été laissé. Ces réponses sont enregistrées comme attestations rattachées à la soumission, pour qu'un litige plus tard contienne quelque chose de précis plutôt qu'un souvenir.

4. Photographier et soumettre

Au moins une photo de l'unité vide, puis soumettre. Le locataire voit exactement où en est sa soumission : en attente de révision, acceptée, ou refusée avec votre motif.

C'est la partie qui décide si tout le reste vaut la peine qu'on lui fasse confiance.

Le locataire ne téléverse pas une photo. Il en prend une, dans l'unité, avec la caméra. Le sélecteur de fichiers n'est jamais affiché dans l'interface du locataire, et de notre côté, la route de téléversement rejette toute photo qui ne vient pas d'une capture en direct. Les deux moitiés sont appliquées, donc désactiver le JavaScript pour envoyer son propre fichier ne mène nulle part non plus.

Chaque image est ensuite marquée sur nos serveurs avant d'être stockée : nom du site, numéro d'unité, identifiant de réservation et horodatage, incrustés au bas de la photo. Comme ça, quand vous ouvrez une photo six mois plus tard pendant un litige de dépôt, la photo dit ce qu'elle est, et elle le dit en pixels plutôt que dans des métadonnées que n'importe quel téléphone peut réécrire.

Soyons clairs sur la limite : un filigrane n'est pas une protection absolue, et quelqu'un d'assez déterminé peut contourner tout ça. Ce que ça fait, c'est rendre la réutilisation évidente. La galerie n'est pas une option, et la belle photo de l'unité prise il y a trois semaines, quand il y avait encore un sofa dedans, non plus.

La soumission arrive sur la réservation, avec les photos, les attestations, la note du locataire et l'heure de réception. Vous recevez un courriel quand elle entre. Ensuite, vous choisissez parmi trois :

Prête à relouer

L'inspection se ferme, l'unité passe à Disponible, et la tâche d'inspection ouverte se ferme avec elle. Votre vitrine peut la louer à partir de ce moment-là.

Travaux à faire

L'inspection se ferme quand même, mais l'unité passe à Indisponible pour que personne ne loue une unité qui a besoin d'un balayage ou d'une réparation d'abord. Elle apparaît sur votre liste comme du travail à planifier, pas comme une surprise le jour de l'emménagement.

Refuser

Trois photos du même coin ne vous apprennent rien. Vous refusez avec un motif, le locataire le reçoit par courriel, et il peut soumettre de nouveau pendant qu'il est encore sur place.

Une règle sous les trois : une soumission du locataire ne rend jamais une unité Disponible à elle seule. Les photos sont une preuve, pas un verdict. L'unité bouge quand vous dites qu'elle bouge.

Les opérateurs ne s'entendent pas là-dessus, et ils n'ont pas à s'entendre. Quatre réglages, par site :

Opérateur seulement

Le défaut, et le réglage sur lequel se trouve chaque site existant en ce moment. Les locataires ne voient rien, et vos inspections fonctionnent exactement comme hier. Rien ne change tant que vous ne changez rien.

Preuve optionnelle

Les locataires peuvent soumettre. Rien ne dépend de leur soumission. Un bon premier mois : vous découvrez à quoi ressemblent les photos sans rien miser dessus.

Preuve obligatoire

Le départ n'est pas complet tant que les photos ne sont pas entrées. Le locataire l'apprend dans les instructions de départ et dans le rappel, pas le dernier jour.

Acceptation automatique

Une soumission valide ferme l'inspection toute seule et l'unité passe à Disponible sans que vous y touchiez. C'est le réglage le plus rapide, et celui qui en demande le plus à vos locataires. Il est désactivé tant que vous ne l'activez pas, délibérément, site par site.

Vous fixez aussi la fenêtre : si les locataires peuvent soumettre le jour du départ ou seulement après, et combien de jours après le départ le lien cesse de fonctionner.

Si vous prenez des dépôts, vous pouvez exiger une inspection acceptée avant que l'argent du dépôt bouge. Libération, remboursement, retenue : tout est bloqué tant qu'une inspection n'est pas acceptée.

Cette règle vit dans la couche d'actions de la plateforme, pas dans l'interface. Ce n'est pas un bouton grisé qu'un clic insistant finit par contourner, et elle tient peu importe qui la demande et depuis quel écran. Désactivez-la et les dépôts se comportent exactement comme aujourd'hui.

La seule vraie job d'installation ici est physique : quelqu'un doit afficher un code dans chaque unité.

Stortech les imprime. Chaque unité a sa feuille prête à imprimer, et pour un premier déploiement vous sélectionnez un bloc complet d'unités et imprimez une page par unité en une seule commande, ce qui fait la différence entre un après-midi et une semaine quand vous avez 500 portes. Les unités créées après reçoivent leur code toutes seules, donc l'impression en lot est un rattrapage unique sur l'inventaire que vous avez déjà. Si une feuille disparaît, vous remplacez le code de cette unité et l'ancien cesse de fonctionner immédiatement.

C'est dans Réglages, sous Général, sur n'importe quel site que vous gérez. Commencez sur optionnel pendant un mois et regardez simplement ce qui entre. C'est le réglage qui ne vous coûte rien et qui vous dit si vos locataires vont réellement le faire.

Si vous voulez le voir au complet avant d'y toucher chez vous, demandez une démo et on le fait ensemble sur une vraie unité.